Empresas de carga multimodal: ¿Qué es el seguimiento de envíos?
En una tarde soleada de junio, en las modernas oficinas de South Express en Lima, Perú, Mateo, un hábil ejecutivo de una reconocida agencia de logística, se encontraba reunido con Carolina, una destacada empresaria del sector textil. Carolina, siempre impecable y con un visible interés en su rostro, estaba preocupada por los recientes incrementos en los fletes aéreos que estaban afectando sus operaciones de importación de telas y accesorios desde China.
Carolina había contratado previamente a una empresa de transporte de carga aérea sin haber recibido la información adecuada sobre posibles fluctuaciones en las tarifas de los fletes aéreos. Estas variaciones pueden surgir debido a diversos factores, como el tipo de carga y las normativas internacionales. Intrigada por la situación y buscando orientación, Carolina solicitó asesoramiento a Mateo, el ejecutivo de South Express.
Durante la reunión, uno de los temas centrales que discutieron fue la relación entre las empresas de carga multimodal y el concepto fundamental del seguimiento de envíos. Aquí están las respuestas a las preguntas clave que surgieron durante su conversación:
Se trata de un servicio que opera mediante la plataforma de Internet. Como en muchos otros casos, suele funcionar a través de una plataforma determinada en la que deberá introducir el número de seguimiento, identificación u otros datos de la mercancía.
Mateo explicó a Carolina que el seguimiento de envíos permite a las empresas de carga multimodal mejorar la eficiencia operativa al proporcionar visibilidad en tiempo real de la ubicación y el estado de las mercancías. Esto ayuda a optimizar la planificación de rutas, gestionar mejor los tiempos de entrega y reducir los costos asociados con retrasos imprevistos.
Ejemplo: “Imagina que tenemos una carga de telas delicadas que necesitan llegar a tiempo para una colección de moda importante. Gracias al seguimiento en tiempo real, podemos anticiparnos a cualquier retraso en el vuelo y tomar medidas proactivas, como reajustar la ruta o gestionar alternativas de transporte, para asegurar que las telas lleguen a tiempo y en condiciones óptimas”.
“Las tecnologías de seguimiento por GPS, los sistemas de gestión de transporte (TMS) y los software de gestión logística integrados son fundamentales”, explicó Mateo. Estas herramientas permiten la recopilación de datos en tiempo real y facilitan la comunicación entre los diferentes modos de transporte involucrados, asegurando una coordinación eficaz desde el punto de origen hasta el destino final.
“El seguimiento de envíos juega un papel crucial en la gestión de la cadena de suministro internacional al mejorar la visibilidad y la transparencia”, respondió Mateo. “Esto ayuda a garantizar que cada etapa del proceso logístico cumpla con los tiempos de entrega comprometidos y los estándares de calidad esperados por nuestros clientes”.
“El seguimiento de envíos nos permite identificar y responder rápidamente a cambios imprevistos, como condiciones climáticas adversas o problemas logísticos en ruta”, enfatizó Mateo. “Esto nos permite minimizar el impacto de tales eventos en las operaciones y mantener la satisfacción del cliente al asegurar entregas oportunas y seguras”.
“Es fundamental implementar sistemas automatizados de notificación de estado y mantener una comunicación constante con los clientes”, aconsejó Mateo. “Además, capacitar al personal en el uso de estas herramientas tecnológicas avanzadas garantiza una gestión efectiva y transparente del seguimiento de envíos, fortaleciendo así la confianza y satisfacción del cliente”.
Mateo comenzó explicando a Carolina las múltiples ventajas que ofrece el servicio de seguimiento de envíos, tanto para los consumidores como para las empresas que realizan el traslado de mercancías. Las principales ventajas para la empresa son:
Mateo explicó que, aunque es un servicio que prácticamente cualquier compañía presenta, el seguimiento de envíos es otro canal más de comunicación con el cliente que se puede aprovechar para mejorar su experiencia con la marca. Por ejemplo, si Carolina tiene clientes esperando telas específicas, ella puede informarles con precisión sobre el estado de sus pedidos, lo que mejora la satisfacción del cliente.
Mateo subrayó que cuando el cliente conoce qué se está haciendo con su mercancía y cuál es el estado en el que se encuentra, es mucho más fácil establecer una relación de confianza y duradera. Carolina podría utilizar esta transparencia para fortalecer las relaciones con sus proveedores y clientes, mostrando que su empresa es confiable y eficiente.
Al obtener la información en tiempo real, es mucho más fácil detectar cualquier incidencia y problema, así como agilizar su solución. Mateo mencionó que, por ejemplo, si un envío de Carolina se retrasa, ella podría tomar medidas inmediatas para minimizar el impacto en su cadena de suministro.
Como consecuencia de la constante actualización del estado de los envíos, se puede estimar el tiempo dedicado a cada fase del proceso de transporte. Esto hace que se pueda realizar un histórico en el que se evalúe la evolución del tiempo dedicado, y, como consecuencia, la eficacia de los recursos empleados. Mateo indicó que Carolina podría analizar estos datos para optimizar sus procesos logísticos y reducir costos operativos.
A través de los destinos más recurrentes así como las rutas más utilizadas se puede conocer cuál es la mejor alternativa para el traslado de la mercancía. Una vez realizado el análisis, se pueden realizar rutas específicas de la empresa con aquellas que más se han repetido. Mateo mencionó que esto podría ayudar a Carolina a identificar las rutas más eficientes y planificar mejor sus envíos futuros.
Mateo detalló a Carolina los diferentes factores que afectan al coste total del flete aéreo:
Normalmente, el flete aéreo se paga a la transitaria u operador logístico contratado. Este equipo se encarga de realizar el procedimiento operativo y documental necesario para llevar a cabo el transporte de la mercancía de comercio internacional. Una de las funciones que realizará será la de reservar el espacio y los trámites correspondientes para que la mercancía pueda ser transportada desde el aeropuerto de origen hasta el de destino.
La IATA (Asociación del Transporte Aéreo Internacional) establece un coeficiente propio de estiba, a través del que se obtiene el denominado peso/volumen. Para calcularlo, hay que multiplicar por 167 el volumen total de la mercancía. A través de esta fórmula se obtiene una de las dos cantidades necesarias para calcular el coste total de lo que se debe cotizar. La otra cifra es el peso bruto total de la mercancía. Una vez obtenidas estas dos cantidades, se tiene en cuenta la cifra más alta para cotizar los fletes de este tipo de transporte.
Para calcular el coste del transporte es imprescindible tener en cuenta los dos tipos de cargos que podemos encontrar: básicos y “otros”. Los cargos básicos hacen referencia a los recargos que se aplican a este tipo de transporte de mercancías. Los costes variarán según la aerolínea seleccionada, así como otros factores. Algunos de los factores que encontramos son:
El recargo se cobra para cubrir las fluctuaciones del precio del combustible utilizado.
Se aplica en el aeropuerto. El cargo básico se cobra en concepto de seguridad.
se aplica el 1% del cargo en los fletes y recargos cotizados en las monedas que no sean euros.
Se aplica cuando el coste se ha calculado en función del valor de la mercancía y no de su peso. Se suele utilizar en mercancías de lujo.
Mercancías peligrosas:
En el caso del transporte de carga que se considere peligrosa, la facturación puede incrementarse hasta un 25%.
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